При продаже товаров в розницу необходимо использовать онлайн-кассу. В 2025 году правило не касается самозанятых и предпринимателей, уплачивающих единый сельхозналог. Для других категорий исключений нет, но есть выбор: использовать обычную или облачную онлайн-кассу. Почему облачная всегда онлайн, но онлайн — не всегда облачная, и что лучше использовать, мы расскажем в этой статье.
Онлайн или облачная — в чём отличие касс
Онлайн-касса — это оборудование формирования кассовых чеков, оснащённое фискальным накопителем, который регистрирует продажи и автоматически передаёт данные в налоговую. Чеки, которые формирует такая касса, могут быть бумажными или электронными, последние хранятся в личных кабинетах интернет-магазинов или приходят на электронную почту после расчёта.
Приставка «онлайн» обозначает статус устройства — касса подключена к интернету, что позволяет отслеживать движение денежных средств в режиме реального времени.
Облачная касса — это тип онлайн-касс, наряду со стационарной и мобильной. Вот чем они отличаются:
- Стационарная касса — это устройство с физическим корпусом, которое устанавливается в месте продаж и используется для печати бумажных чеков. Она подключается к интернету через кабель или Wi-Fi, и обычно работает в связке с эквайринговым терминалом, фискальным накопителем, сканером штрихкодов и другим оборудованием.
- Мобильная касса работает от аккумулятора, а обмен данными поддерживается с помощью GPRS-модуля. Её используют в сервисах доставки и разносной торговле, а главное её отличие от стационарной в том, что такое устройство можно переносить куда угодно.
- Облачная касса — устройство без «физической оболочки». Она существует только в цифре, а обмен данными производится по интернету. Вместо покупки кассового терминала вы просто арендуете место на удалённом сервере, который выполняет функции фискального накопителя: регистрирует продажи, отправляет чек покупателю, а сведения о вашей деятельности — в налоговую.
Технически все типы устройств выполняют одну и ту же функцию, и все они являются онлайн-кассами.
Облачная касса — это способ организовать расчёты там, где установить физический терминал просто нет возможности.
Кому подойдёт облачная касса
Такие решения созданы для расчётов без прямого контакта между покупателем и продавцом, а потому подходят для:
- сервисов по доставке еды, букетов, фастфуда;
- сайтов для бронирования билетов, отелей или туров;
- курьерских и логистических служб;
- поставщиков образовательных услуг онлайн;
- роботизированных автомоек, вендинговых сервисов;
- любых мобильных приложений и сайтов с онлайн-оплатой товаров или услуг.
Любой бизнес может использовать облачные кассы, ограничения касаются только продаж на территории. Например, принять оплату за доставку букета в мобильном приложении можно с помощью облачной кассы, а вот продать тот же самый букет в своём цветочном бутике можно только через стационарную.
Аналогично нельзя проводить через онлайн-кассу платежи за ЖКХ, бензин на заправке, билеты в кассе, товары в пунктах выдачи, если человек стоит перед вами и хочет рассчитаться картой или наличными. При этом у покупателя всё так же есть возможность оплатить ваши товары или услуги с помощью мобильного приложения или сайта, вам останется проверить поступление средств и отдать покупку.
Особенности облачной онлайн-кассы
Сама по себе облачная касса — это, скорее, даже не оборудование, а сервис. Вы заключаете договор с поставщиком услуг и платите только за дни использования.
Облачные кассы обходятся дешевле стационарного или мобильного оборудования, так как вам не надо платить сразу за всё.
Есть и другие особенности:
- Облачную кассу можно встроить в любой бизнес и использовать для приёма платежей на сайте, в приложениях доставки или мессенджерах, совместив с эквайрингом и товароучётным ПО.
- Одна касса может обслуживать целую торговую сеть. Специальные решения для вендинга, платных парковок, развлекательных аппаратов и другого автономного оборудования, которое работает без участия человека, дают возможность консолидированной обработки платежей одним облачным сервером. Операции со всех мест расчётов попадают в одну очередь и обрабатываются автоматически.
- Короткие сроки устранения сбоев. В случае сбоев в работе кассового оборудования издержки по их устранению несёт поставщик услуги. На восстановление процессов уходит совсем немного времени, так как сервисы работают 24/7. Ждать, пока специалист приедет к вам в его рабочее время, как это бывает при обслуживании стационарного оборудования, не надо.
- Легко подключить и отключить. При подключении облачной кассы провайдеры услуг предлагают помощь с регистрацией в ФНС и ОФД, а также в настройке работы. Все операции отражаются в личном кабинете и могут быть перенесены в программу учёта клиента.
Как выбрать облачную кассу
При выборе решения для приёма платежей в рамках 54-ФЗ обратите внимание на следующие возможности облачной кассы:
- тариф и дополнительные опции: сколько стоит настройка, добавление точек продаж, как формируется отчётность;
- поддержка систем оплаты разных банков, совместимость с платёжными приложениями;
- репутация провайдера, опыт работы
- доступность техподдержки, режим работы;
- варианты предложений для разных категорий бизнеса, включая единичные точки, торговые сети, такси, доставку и другие направления.
Интернет-эквайринг от МТС Банка совместим с любыми типами онлайн-касс. Вы можете настроить приём оплаты на сайте или с помощью мобильных терминалов и привязать расчёты к физической кассе или облачному сервису.