Бизнес-карта может выпускается к расчётному счёту организации, подходит для ИП и ООО, помогает экономить на банковских операциях и упрощает отчётность. Рассказываем, чем может быть полезна бизнес-карта для вашей компании, как её получить и правильно использовать.
Что такое бизнес-карта
Так называется дебетовая карта, выпущенная банком к расчётному счёту ИП или ООО. В зависимости от формы организации компании, карта может использоваться только для расходов, напрямую связанных с хозяйственной деятельностью организации или для бизнес-расходов и личных целей. Карта может быть виртуальной или пластиковой, и, как карта для физических лиц, умеет возвращать часть потраченного в виде кешбэка.
Как работает бизнес-карта
Работает она как обычная банковская карта — с её помощью можно снимать деньги, оплачивать покупки, а также вносить наличные на расчетный счет компании. Вы даже можете настроить автоплатежи, например, для пополнения счёта рабочего телефона или оплаты услуг провайдера.
Расчеты с бизнес-карты осуществляются за счет средств на расчётном счёту компании, в зависимости от того, какой налоговый режим вы применяете за траты необходимо будет отчитаться.
Полезная опция — лимит на расходы. Установить его, в дополнение к банковскому, может владелец расчётного счёта или его доверенное лицо. Лимит ограничивает списания по карте, чтобы предотвратить перерасход или даже хищение.
Как открыть бизнес-карту
Чтобы открыть бизнес-карту, необходимо иметь расчётный счёт в этом банке, или намерение его открыть. Как только вы заключите договор на РКО и активируете счёт, сразу можно будет пользоваться всеми услугами финансовой экосистемы: подключить зарплатный проект, выпустить бизнес-карты, подключить эквайринг, открыть депозит и накопительный счет на выгодных условиях.
Карт может быть несколько — для директора, бухгалтера, экспедитора и любого другого сотрудника. Достаточно подать заявку — в МТС Банке это можно сделать сразу при открытии счёта или позже через личный кабинет дистанционно. Карта может быть виртуальной или пластиковой, выпускается и обслуживается бесплатно. (первая пластиковая карта, дополнительная - 500 руб)
Как пользоваться бизнес-картой
Варианты использования мы обсудили выше: вы и ваши сотрудники могут использовать корпоративные карты для оплаты покупок, внесения и снятия наличных. Но если вы применяете бухгалтерской учёт и подтверждаете расходы при формировании налогооблагаемой базы, вам нужно вести отчётность по всем операциям по корпоративной карте и использовать её только для разрешённых операций.
Что можно оплачивать
Если у вас ИП, доходы от бизнеса приравниваются к вашим собственным средствам, а значит вы можете тратить заработанное так, как вам угодно: на покупку бумаги в офис или ужин в ресторане с семьёй. При этом:
- если у вас ИП на УСН-доходы, АУСН или патенте, отчитываться о расходах не надо совсем, так как сумма ваших налогов не зависит от расходов на бизнес;
- если вы применяете общую систему налогообложения (ОСНО) или УСН- доходы минус расходы, нужно вести раздельный учёт расходов, подтверждая все расходы для бизнеса документально.
Для ООО опции «тратить как угодно» в отношении бизнес-карты нет. Все списания с её счёта должны быть обоснованы документально и проведены в рамках хозяйственной деятельности компании. Если вдруг средства потрачены на личные цели, они должны быть возмещены — возвращены на карту или в кассу организации, удержаны с заработной платы ответственного. При этом бизнес-карту ООО также можно использовать для:
- расчёта с контрагентами за поставленные товары или оказанные услуги — если у вас ОСНО, контрагент должен предоставить счёт-фактуру или УПД с выделенным НДС;
- оплаты корпоративных расходов от такси и подарков на праздники или для партнёров до оплаты билетов, проживания и питания командированных сотрудников;
- снятия наличных — каждое снятие должно быть обосновано, а расходы, оплаченные этими наличными, должны быть подтверждены документами в пределах суммы обналичивания;
- оплаты налогов на прибыль, имущество, а также НДС.
Что нельзя оплачивать
С корпоративной карты нельзя переводить зарплату сотрудникам и перечислять средства в счёт оплаты больничного, отпуска и других социальных выплат. Это общее правило и для ИП, и для ООО. Кроме этого, с карты ООО нельзя оплачивать личные расходы — турпоездку директору, бензин для личной машины или продукты в супермаркете.
Как отчитываться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных с корпоративной карты
Для подтверждения расходов составляется авансовый отчёт. Так как используется бизнес-карта, оформлять выдачу денег под отчёт в бухгалтерии не надо: средства уже есть на счёте, вам просто надо предоставить сотруднику право ими распоряжаться. Для этого составляется локальный нормативный акт — приказ на командировку, например, или приказ на право распоряжения корпоративной картой компании. В документе необходимо перечислить допуски: как, когда, в какой сумме и на какие цели могут быть израсходованы средства. Также стоит оговорить ответственность за сохранность платёжных данных и передачу карты для расчётов третьим лицам.
В остальном всё как обычно:
- для подтверждения расходов нужны чеки, акты выполненных работ и иные бланки строгой отчётности;
- для подтверждения оплаты покупок без договора достаточно чека, в том числе электронного, если расчёт был на маркетплейсе, например;
- при оплате услуг и товаров контрагентов, с которыми есть договор, кроме чека нужны счет-фактура, акт приема-передачи, накладная.
Если картой пользуется директор, бухгалтер или иное лицо с правом распоряжаться средствами на счёте компании, авансовый отчёт сдавать не надо.
Как пополнить корпоративную карту
Это можно сделать онлайн переводом с других карт или наличными, используя банкомат или операционную кассу МТС Банка.
Как сотруднику вернуть неиспользованные деньги, которые сняли с бизнес-карты обратно на расчётный счёт
Средства, снятые с бизнес-карты и возвращенные на расчетный счет, отражаются в бухгалтерском учете как возврат подотчетных сумм. Сначала нужно оформить выписку с бизнес-карты, подтверждающую снятие наличных, а затем при внесении средств на расчетный счет оформляется приходный кассовый ордер (ПКО) и делается проводка по дебету расчетного счета и кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Как бизнес-карта помогает компаниям и ИП
Простые и быстрые расчёты — только одно из преимуществ бизнес-карты, а на самом деле их гораздо больше. Её использование поможет:
- снизить нагрузку на бухгалтерию — не надо готовить наличные, выписывать ордера и тратить время на выдачу средств;
- повысить финансовую дисциплину среди сотрудников — все расходы видны в выписке, тратить втихаря на личные цели не получится;
- быстро пополнять счёт, увеличивать или уменьшать лимиты — поможет оплатить сверхрасходы в командировках или расплатиться за срочный заказ (например, если в кофейне закончился сахар, бариста может купить его в супермаркете не дожидаясь, пока приедет доставка);
- оплачивать расходы бизнеса за рубежом — карта работает везде, где работает платёжная система Мир;
- покупать ПО, оплачивать рекламу и товары в интернет — без карты это сделать практически нереально: никто в ВК не будет заморачиваться с оплатой по реквизитам, чтобы вы могли запустить своё промо.
А ещё у бизнес-карты МТС Банка высокий кешбэк — до 50 тыс. рублей в месяц максимально, что равно 600 тыс. рублей в год! Оформите бизнес-карту с кешбэком 5% на бизнес-расходы и оптимизируйте свои финансовые потоки.