Индивидуальный предприниматель при продаже товаров и услуг населению должен применять онлайн-кассу. Рассказываем, что это за устройство, какие ИП могут работать без кассы, как выбрать и подключить онлайн-кассу с максимальной выгодой для бизнеса.
Что такое онлайн-касса и для чего она нужна
Правила работы с контрольно-кассовой техникой регламентированы законом №54-ФЗ. Онлайн-касса – это кассовый аппарат с возможностью передачи информации о продажах в контролирующие органы для учёта всех продаж и контроля над уплатой налогов. Соответствующая требованиям законодательства касса должна:
- шифровать данные с помощью криптографических средств и защищать их от корректировки;
- отправлять сведения о продажах оператору фискальных данных;
- хранить информацию о платёжных операциях в памяти устройства;
- создавать электронные версии чеков и при необходимости отправлять их клиентам на почту или в СМС.
В онлайн-кассе должен быть установлен фискальный накопитель. Фактически это флешка, которая шифрует и хранит все чеки предприятия и продолжает записывать информацию о продажах, даже если отсутствует связь. Передача данных в налоговую осуществляется через посредника – оператора фискальных данных (ОФД). Чтобы касса работала, её надо зарегистрировать в налоговой и заключить договор с ОФД.
Виды онлайн-касс для ИП
Индивидуальные предприниматели могут применять все те же виды касс, что и компании. Можно купить простой аппарат с минимальным количеством функций или кассу, которая по возможностям практически равна компьютеру. Все зависит от потребностей бизнеса, а также условий торговли.
Фискальные регистраторы
Это фискальный накопитель и принтер для печати чеков 2 в 1. Регистратор подключается к компьютеру, планшету или POS-терминалу, а для его работы необходимо ПО, устанавливаемое отдельно. Самостоятельно такое устройство не работает.
Фискальные регистраторы отличаются по скорости печати чека, наличию автоотреза и запасу прочности печатающей головки. В остальном функциональность зависит от подключенных периферийных устройств и выбранного кассового ПО. Фискальный регистратор – только один из элементов системы, которую можно гибко настроить под потребности любого бизнеса. Это вариант для стационарных торговых точек, где есть электричество и достаточно места для установки компьютера.
Автономные кассы
Универсальные устройства для малого бизнеса. У них скромный объем памяти, рассчитанный на небольшую номенклатуру, они не подходят для работы с маркированными товарами, но зато могут работать от сети или от батареи. Кроме этого, есть автономные онлайн-кассы с модулем wi-fi или слотом для sim-карты. Благодаря таким характеристикам устройство может быть мобильным и использоваться для разъездной работы или торговли на улице.
Смарт-терминалы
Многофункциональная техника со встроенным кассовым ПО. Работа со смарт-терминалом очень удобна, потому что он напоминает обычный планшет.
К смарт-терминалу можно подключить периферийные устройства, а также настроить взаимодействие с другими программами (например, 1С или ЕГАИС). В базовом виде это вариант для бизнеса, у которого небольшая номенклатура, но много клиентов и высокая проходимость. При подключении дополнительного оборудования и интеграции программ товароучёта, смарт-терминалы значительно повышают свою функциональность.
Облачные кассы
Устройства для бизнеса, не имеющего стационарной торговой точки: интернет-магазинов, вендинга, служб доставки или такси. Облачная касса – это сервис, позволяющий предпринимателю взять ККТ в аренду. Физически техника находится в специальном дата-центре, и за её обслуживание отвечает поставщик услуги.
Как выбрать
Есть несколько основных пунктов, которые необходимо учесть при выборе онлайн-кассы.
- Место использования. Для разъездной и уличной торговли нужны мобильные устройства с аккумулятором и sim-картой. Для магазина подойдет практически любой вариант, а для дистанционной торговли – облачный сервис.
- Загруженность магазина. Для предприятий с серьезным потоком покупателей нужны быстрые аппараты: с высокой скоростью печати, авторезом и большим экраном.
- Количество товарных позиций. Если номенклатура большая, потребуется устройство с хорошим объёмом памяти и возможностью интеграции с товароучётными системами.
- Возможность подключения к ЕГАИС. Важно для предприятий, торгующих алкоголем.
- Подключение периферийных устройств. Если планируется использовать сканер штрих-кодов, весы, мониторы и денежные ящики, это учитывают при выборе аппарата.
МТС Банк предлагает бесплатную онлайн-кассу для бизнеса. Предложение доступно в рамках услуги Счёт и онлайн-касса с эквайрингом «3 в 1». Вы получаете расчётный счёт с бесплатным обслуживанием, бесплатную онлайн-кассу, ПО, регистрацию в ФНС и ОФД, а также круглосуточную техподдержку при выполнении условий обслуживания.
Каким ИП касса не нужна
Использовать ККТ с выходом интернет должны все предприятия, которые продают товары или услуги. Исключения установлены только для некоторых категорий бизнеса:
- работающих исключительно с организациями и ИП, если оплата проводится только на расчётный счёт;
- кредитных организаций;
- предприятий, работающих в отдельных сферах: ремонта обуви, торговли на ярмарках и рынках, вспахивающих огороды, продающих бахилы или газеты;
- ИП, сдающих квартиры;
- самозанятых.
Полный список исключений приведён в Федеральном законе №54-ФЗ.
Как начать торговать через кассу
После покупки ККТ нужно зарегистрировать технику в налоговой – потребуется квалифицированная электронная подпись.
Законом установлены 3 вида электронных подписей:
- Простая. Это пароль на сайте, код из СМС.
- Усиленная неквалифицированная. Создана с помощью средств шифрования, но используется только для определенных целей. Например, для внутреннего ЭДО или получения услуг физическими лицами на сайте налоговой.
- Усиленная квалифицированная. Используется во всех системах ЭДО и полностью заменяет ручную подпись.
Для взаимодействия с ФНС и другими ведомствами нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Получив квалифицированную подпись, предприниматель сможет зарегистрировать кассу на сайте налоговой, а также заключить договор с оператором фискальных данных.
Воспользуйтесь услугами МТС Банка, чтобы сократить время на оформление подписи и регистрацию техники – заполните заявку, откройте счёт, и мы сами зарегистрируем кассу, настроим эквайринг и доставим вам технику.
Новое в применении онлайн-касс в 2023 году
- Минэкономразвития отменило мораторий на внеплановые проверки корректности использования онлайн-касс, действовавший в период пандемии. Если ИП нарушает закон, например, работает без касс или касса не печатает чек, ФНС может прийти с проверкой на основании заявления покупателя. При невыдаче чека предпринимателю грозит штраф в размере 2000 рублей. Штрафом облагается каждая покупка без чека.
- Ответственность за мнимые расчёты. Если предприниматель отменяет продажу через онлайн-кассу, но возврат товара при этом не осуществлен, такая операция признается мнимой (проведенной для «вида») и облагается штрафом в размере 50% от суммы незаконной выручки, но не менее 10000 рублей.
- Блокировка онлайн-ресурсов в случае торговли без онлайн касс. Если ИП продаёт товары или услуги в сети, но не использует кассовую технику, ресурс, с помощью которого ведется бизнес, может быть заблокирован. Под ограничение могут попасть аккаунты в социальных сетях и мессенджерах, сайты, маркетплейсы, мобильные приложения. Блокировка применяется, только если нарушение выявлено повторно, а сумма неучтённой выручки составила более 1 млн рублей.