Любой компании приходится решать задачи, которые напрямую не связаны с её основной деятельностью. Например, вести кадровый учёт, обслуживать технику. Всё это можно поручить внешнему подрядчику и платить ему за готовый результат. Разбираемся, как устроен аутсорсинг и когда он выгоден.
Что такое аутсорсинг и зачем он нужен
Аутсорсинг — это передача отдельных процессов компании внешнему исполнителю. Заказчик ставит задачу и платит за результат, а аутсорсер сам нанимает людей, организует работу и отвечает за качество. Так компания получает нужный сервис, не расширяя штат.
В российском законодательстве термина «аутсорсинг» нет. При этом стороны вправе заключать любые договоры, которые не противоречат закону1. Обычно выбирают договор возмездного оказания услуг2: в нём прописывают перечень задач, сроки, стоимость и ответственность исполнителя.
К аутсорсингу обычно прибегают, когда непрофильная задача отнимает у бизнеса слишком много ресурсов. Держать в штате бухгалтера, ИТ-специалиста или юриста бывает невыгодно, ведь помимо зарплаты придётся платить налоги и страховые взносы, оборудовать рабочее место. Подрядчик поставляет заказчику уже готовую услугу, а её итоговая стоимость нередко оказывается ниже, чем расходы на штатного работника.
Аутсорсинг часто путают с аутстаффингом, но это разные модели. При аутстаффинге сотрудники оформлены в другой организации, но работают на территории заказчика и выполняют его распоряжения. При аутсорсинге компания получает от подрядчика готовый результат.
Какие задачи можно передать на аутсорсинг
На аутсорс обычно отдают поддерживающие функции. Это направления, которые необходимы для работы компании, но не связаны с её основной деятельностью.
Чаще всего аутсорсерам передают:
- Бухгалтерию и налоговый учёт. Ведение первички, расчёт зарплаты и налогов, сдача отчётности, общение с инспекцией.
- ИТ-обслуживание. Поддержка серверов и офисной техники, настройка рабочих программ, защита данных от взлома, развитие сайта.
- Кадровое делопроизводство. Оформление приёма и увольнения, ведение кадровых документов, расчёт отпусков, отчётность в Социальный фонд, воинский учёт.
- Юридическое сопровождение. Подготовка и анализ договоров, проверка контрагентов, претензионная работа, представительство в суде, помощь при проверках.
- Логистику. Хранение товара, перевозки, сборка заказов и доставка покупателям.
- Хозяйственное обслуживание. Уборка помещений, охрана, мелкий ремонт.
- Маркетинг. Настройка рекламы, продвижение сайта, ведение соцсетей.
Передавать можно как функцию целиком, так и отдельные задачи внутри неё. Например, оставить главного бухгалтера в штате, а расчёт зарплаты поручить подрядчику. Такой формат называют частичным или выборочным аутсорсингом.
Ключевые процессы передавать рискованно. От стратегии, разработки флагманского продукта, работы с постоянными клиентами зависит ценность компании на рынке. Эти направления обычно ведут самостоятельно.
Важный элемент работы любой компании, использующей аутсорсинг, — грамотное управление финансами и бесперебойные расчёты с подрядчиками. Используйте расчётный счёт в МТС Банке: он позволяет удобно контролировать денежные потоки, оперативно оплачивать услуги аутсорсеров и автоматизировать регулярные платежи. В МТС Банке доступны гибкие тарифы под разные объёмы операций, онлайн‑контроль расходов и инструменты для быстрой отправки платежей — всё, чтобы финансовая рутина не отвлекала от ключевых задач бизнеса.
Каким компаниям подходит аутсорсинг
Аутсорс используют компании любого масштаба. Разница — в задачах, которые они передают подрядчику.
Малый бизнес и ИП. Для небольших компаний содержать отдельного бухгалтера, юриста или системного администратора часто невыгодно: загрузки на полную ставку нет, а расходы на штатного сотрудника высокие. Подрядчик берёт фиксированную сумму за конкретный объём работ, и когда задач мало, компания ничего не переплачивает.
Растущий бизнес и стартапы. Когда команда быстро увеличивается, вспомогательные функции вроде кадрового учёта или ИТ-поддержки начинают отнимать всё больше времени. Аутсорсинг позволяет не раздувать штат и сосредоточиться на развитии продукта.
Компании с сезонной нагрузкой. Если спрос сильно колеблется в течение года, вместе с ним меняется потребность в логистике, клиентской поддержке, складском персонале. Подрядчика можно привлечь на пиковый период и отказаться от его услуг, когда поток заказов спадёт. Набирать и сокращать сотрудников каждый сезон — сложно, дорого и рискованно с точки зрения трудового законодательства.
Средний и крупный бизнес. Компании обычно передают на аутсорсинг рутинные процессы с высоким объёмом: расчёт зарплаты на сотни сотрудников, обслуживание ИТ-инфраструктуры, уборку и охрану. Это снимает нагрузку с внутренних служб и помогает сокращать расходы.
Преимущества и риски аутсорсинга
Аутсорсинг может заметно сократить расходы и разгрузить команду, но он подходит не для каждой ситуации. Прежде чем передавать что-то подрядчику, нужно взвесить и выгоды, и потенциальные риски.
Преимущества аутсорсинга:
- Экономия. Чтобы закрыть функцию своими силами, компании нужно нанять сотрудника и нести все соответствующие расходы. При этом платить приходится ежемесячно, даже если реальной загрузки на полную ставку нет. Готовая услуга зачастую обходится дешевле, чем организация того же процесса внутри компании.
- Доступ к экспертизе. Аутсорсер специализируется в конкретной области и решает профильные задачи ежедневно. Компания получает результат на уровне опытных специалистов без необходимости искать их на рынке труда и платить соответствующую зарплату.
- Скорость. Организация функции с нуля — это подбор людей и выстраивание процессов. На всё уходят недели или месяцы. При аутсорсинге компания получает нужный результат сразу, ведь подрядчик уже располагает командой, инструментами и отработанной методологией.
- Масштабируемость. Объём услуг можно корректировать согласно потребностям бизнеса. Если у компании выросло число заказов, появился крупный проект, открывается новое направление, можно быстро заказать необходимые услуги у подрядчика, а не нанимать специалистов.
- Фокус на основной деятельности. Управление непрофильными процессами отнимает время и внимание руководства. Когда эти задачи уходят на аутсорсинг, ресурсы высвобождаются.
- Свежий взгляд. Внешние эксперты видят процессы со стороны и замечают проблемы и точки роста, на которые штатные сотрудники могут не обращать внимания.
Риски аутсорсинга:
- Низкая вовлечённость. Для подрядчика ваша компания — один из десятков проектов. Глубина погружения в продукт, корпоративную культуру и внутренние процессы будет ниже, чем у собственной команды.
- Меньше контроля. Компания получает готовый результат, но не управляет процессом напрямую. Сложнее оперативно менять приоритеты, корректировать ход работы, отслеживать промежуточные этапы.
- Зависимость от подрядчика. Если исполнитель уходит с рынка, поднимает цены или снижает качество, компании придётся искать замену, а на это нужно время и ресурсы.
- Риск утечки информации. Подрядчик получает доступ к финансовым данным, клиентской базе, условиям сделок с контрагентами. Соглашение о неразглашении (NDA) снижает этот риск, но не устраняет полностью.
Аутсорсинг — не универсальное решение. Он выгоден, когда стоимость услуги ниже затрат на организацию процесса внутри компании, а качество — не хуже. Если оба условия выполняются, передача функции подрядчику экономит деньги и время. Если нет — дешевле и надёжнее справляться своими силами.
Источники
- ГК РФ Статья 421. Свобода договора
- ГК РФ Статья 779. Договор возмездного оказания услуг